Prowadzenie firmy nie zawsze wiąże się z wynajmowaniem fizycznego pomieszczenia do pracy. W dzisiejszych czasach możliwe jest stworzenie działalności całkowicie zdalnej, gdzie wszystkie osoby zatrudnione pracują z domu. Należy jednak pamiętać, że w czasie zakładania przedsiębiorstwa, konieczne jest wpisanie do ewidencji jakiegoś miejsca pracy. Niektórzy do tych celów wykorzystują swoje miejsce zamieszkania, a jeszcze inni korzystają z usług wirtualnego biura. Poniżej odpowiemy na pytania dotyczące tego, czym są e-biura oraz dlaczego nie warto wykorzystywać swojego lokum prywatnego do celów służbowych.
Miejsce zamieszkania a adres siedziby firmy
Nieraz mówi się, aby nie łączyć swojego życia prywatnego z zawodowym. W dużej mierze jest to prawda, choć w tym przypadku nie znajduje zbyt dużego uzasadnienia. Niemniej jednak, miejsce zamieszkania wykorzystywane jako lokal służbowy, nawet w przypadku pracy zdalnej jest mało opłacalne. Głównym tego powodem są algorytmy wyszukiwania. Prowadzenie działalności zdalnej wiąże się głównie z promowaniem w internecie. Mieszkając w centrum dużego miasta, wpis do KRS swojego miejsca zamieszkania może mieć sens. W innym przypadku nie zaleca się tego robić.
Algorytmy wyszukiwania w dużej mierze opierają się na lokalizacji i to właśnie na jej podstawie przedstawiają nam wyniki. Prawda jest taka, że im korzystniejsze umiejscowienie, tym lepiej. Druga sprawa to przychodząca korespondencja. Nie zawsze właściciel firmy bądź którykolwiek z domowników jest w domu. W takim przypadku listonosz zostawia awizo, a na nas po powrocie czeka nowy obowiązek – pójście na pocztę.
Wirtualne biura – po co z nich korzystać?
Zasada działania e-biur jest bardzo prosta. Firma posiadająca budynek w centrum dużego miasta może w bardzo prosty sposób wypożyczyć nam adres do rejestracji firmy. My w zamian opłacamy comiesięczny abonament i możemy cieszyć się wirtualnym adresem siedziby na wizytówkach czy w informacji przy wyszukiwaniu. Przedsiębiorcy często decydują się na taki ruch pod kątem promocji internetowej i działań marketingowych.
Należy zaznaczyć, że wielu klientów patrzy na firmy również przez pryzmat lokalizacji. Często uważa się, że im lepsza lokalizacja siedziby danej działalności, tym lepszą jakość prac wykonuje. Niekoniecznie ma to odzwierciedlenie w rzeczywistości, ale skoro duża część klientów tak sądzi, to dobrze to wykorzystywać.
Co oferują nam biura wirtualne?
Oczywiście, oferta biur wirtualnych nie kończy się na samym udostępnianiu adresu. Istnieje wiele dodatkowych opcji, które wybieramy podczas określania pakietu naszych usług. Do podstawowych zaliczamy odbiór przychodzącej korespondencji. Recepcjoniści w biurach wirtualnych dostając listy lub paczki, segregują je w odpowiednich miejscach i wydają wyłącznie swoim klientom.
Do usług dodatkowych, za które należy dopłacać, zalicza się wysyłkę SMS bądź maili dotyczących przyjścia korespondencji. Na życzenie klienta możliwe jest również zeskanowanie treści listu i przesłanie go mailem. Niektóre biura wirtualne oferują także możliwość udostępnienia fizycznego pokoju na spotkanie z kontrahentem.
Przeczytaj również: Zawody kreatywne, czyli przyjemne z pożytecznym.
Wirtualne biuro w skrócie
Co to jest biuro wirtualne? Usługa wirtualne biuro polega na dostarczaniu przedsiębiorcom i freelancerom profesjonalnego adresu siedziby i usług biurowych bez konieczności posiadania fizycznego biura. Oferuje ona elastyczną i kosztowo atrakcyjną alternatywę dla tradycyjnego wynajmu biura.
Co daje wirtualne biuro? Oto kilka podstawowych elementów, które zazwyczaj są oferowane w ramach wirtualnego biura:
- Adres siedziby. Klient otrzymuje prestiżowy adres do zarejestrowania swojej firmy i korzystania w materiałach marketingowych oraz na stronie internetowej. To pozwala na budowanie profesjonalnego wizerunku firmy i oddzielenie jej działalności od adresu prywatnego.
- Przyjmowanie korespondencji. Biuro wirtualne oferuje usługę przyjmowania i przechowywania korespondencji oraz paczek dla klienta. Otrzymana poczta może być odbierana osobiście przez klienta lub przekazywana elektronicznie.
- Obsługa telefoniczna. W ramach usługi wirtualnego biura można korzystać z dedykowanego numeru telefonu, który jest obsługiwany przez personel biura wirtualnego. Pracownicy biura odbierają połączenia w imieniu klienta, udzielają informacji podanych wcześniej przez klienta lub przekierowują rozmowy na wskazane numery.
- Sale konferencyjne i spotkania. W zależności od pakietu usług, biuro wirtualne może udostępniać dostęp do sal konferencyjnych lub przestrzeni do organizacji spotkań biznesowych. Klienci mogą rezerwować te przestrzenie na potrzeby spotkań z klientami lub współpracownikami.
- Dodatkowe usługi biurowe. Niektóre biura wirtualne oferują również dodatkowe usługi, takie jak usługi sekretarskie, tłumaczenia, obsługę poczty elektronicznej czy doradztwo biznesowe. Mogą również zapewniać dostęp do infrastruktury biurowej, takiej jak drukarki, skanery czy dostęp do Internetu.
Wirtualne biuro – dlaczego warto?
Dlaczego warto rozważyć wirtualne biuro? Wirtualne biuro daje przedsiębiorcom możliwość korzystania z profesjonalnych usług biurowych, jednocześnie zmniejszając koszty związane z wynajmem i utrzymaniem fizycznego biura. Usługa wirtualne biuro jest szczególnie atrakcyjna dla osób pracujących zdalnie, freelancerów, start-upów czy firm działających w modelu hybrydowym. Można zaoszczędzić nie tylko na kosztach wynajmu, ale też utrzymania i zakupu mebli oraz sprzętu biurowego.
Dodatkowo, wirtualne biuro pozwala na pracę zdalną, co jest szczególnie ważne w obecnych czasach, gdy wiele firm stawia na elastyczność i mobilność. Dzięki wirtualnemu biuru można mieć dostęp do profesjonalnego adresu siedziby firmy oraz usług sekretarskich, takich jak obsługa poczty czy odbieranie telefonów, co przyczynia się do budowania wizerunku profesjonalnej organizacji. Wreszcie, wirtualne biuro oferuje również elastyczność w zakresie wyboru i dostosowania pakietu usług do indywidualnych potrzeb i budżetu przedsiębiorstwa.
Ile kosztuje wynajęcie wirtualnego biura?
Koszt wynajęcia wirtualnego biura w Warszawie waha się od około 50 do 150 zł netto miesięcznie. Cena zależy od lokalizacji biura, jego powierzchni, a także zakresu usług oferowanych przez firmę świadczącą usługi wirtualnego biura.
W przypadku Warszawy, najtańsze wirtualne biura znajdują się w dzielnicach peryferyjnych, takich jak Targówek, Praga Południe czy Białołęka. Ich cena wynosi zazwyczaj około 50-70 zł netto miesięcznie. W centrum miasta ceny są wyższe i mogą sięgać nawet 150 zł netto miesięcznie.
Oprócz kosztów miesięcznego abonamentu, wynajmujący wirtualne biuro może być zobowiązany do ponoszenia dodatkowych opłat, takich jak:
- opłata za rejestrację korespondencji,
- opłata za skanowanie i wysyłanie korespondencji,
- opłata za dostęp do sali konferencyjnej,
- opłata za parkowanie.
Opłaty te są zazwyczaj niewielkie i nie przekraczają kilkudziesięciu złotych miesięcznie.
Kraków, Wrocław, Gdańsk… Ile kosztuje wirtualne biuro?
Ceny wirtualnych biur w innych polskich miastach są podobne do cen w Warszawie. W dużych miastach, takich jak Kraków, Wrocław czy Gdańsk, ceny są nieco wyższe niż w Warszawie. W mniejszych miastach ceny są zazwyczaj niższe.
Poniżej przedstawiamy przykładowe ceny wirtualnych biur w wybranych polskich miastach:
| Miasto | Cena miesięczna (netto) |
|---|---|
| Warszawa | 50-150 zł |
| Kraków | 60-160 zł |
| Wrocław | 70-170 zł |
| Gdańsk | 80-180 zł |
| Poznań | 90-190 zł |
| Łódź | 100-200 zł |
| Katowice | 110-210 zł |
Wybór wirtualnego biura to dobre rozwiązanie dla firm, które chcą obniżyć koszty prowadzenia działalności. Wirtualne biuro oferuje szereg korzyści, takich jak:
- prestiżowy adres,
- profesjonalne usługi pocztowe i kurierskie,
- możliwość korzystania z sal konferencyjnych,
- obsługa administracyjna.
Dodaj komentarz