Komunikacja w biznesie opiera się nie tylko na relacjach z otoczeniem – z klientami, kontrahentami czy konkurencją. Jej niezwykle ważnym, jeśli nie najważniejszym elementem jest umiejętność porozumiewania się wewnątrz organizacji. Dlaczego to tak istotne i jak zadbać o efektywną politykę komunikacyjną?

To „czynnik ludzki”, a nie technologiczny odgrywa kluczową rolę dla sukcesu organizacji – co do tego nie ma nawet najmniejszych wątpliwości. Powód jest prosty: to ludzie są odpowiedzialni za obsługę maszyn i nadzór nad nimi, a kontakt z klientem i realizację wszystkich mniejszych i większych zadań. Aby ich działania przynosiły efekty, muszą:

• uzyskać jasne instrukcje i wskazówki dotyczące sposobu działania – chodzi zarówno o polecenia, jak i o feedback,
• zyskać pełen zestaw informacji niezbędnych do wykonania pracy,
• efektywnie wymieniać się spostrzeżeniami i funkcjonować w atmosferze sprzyjającej kreatywności i skuteczności.

To kluczowe elementy, na jakich opiera się komunikacja wewnętrzna w organizacji.

Komunikacja wewnętrzna: pionowa vs pozioma

Schemat komunikacji w organizacji jest uzależniony od wielu elementów – takich jak wielkość firmy czy jej struktura funkcjonowania. Niemniej jednak, nawet w przedsiębiorstwach, które funkcjonują jako organizacje turkusowe (o płaskiej strukturze, opartej o partnerskie relacje między wszystkimi zatrudnionymi), można wyróżnić dwa kierunki komunikowania się:

• horyzontalny (poziomy) – a zatem między osobami zajmującymi podobną funkcję w organizacji i mającymi zbieżny zakres władzy,
• wertykalny (pionowy) – to porozumiewanie się na linii szef-podwładny i w drugą stronę.

Każdy z tych obszarów komunikacji wewnętrznej niesie za sobą określone szanse oraz zagrożenia, ale przede wszystkim wymaga zarządzania i organizacji.

Jak zorganizować komunikację wewnętrzną w organizacji?

Efektywna komunikacja w biznesie, w tym wewnętrzna, opiera się przede wszystkim o dialog, a nie o monolog. Tę maksymę warto potraktować jako kluczową zasadę. Dlaczego? Ponieważ rozmowa opiera się o sprzężenie zwrotne, a wymiana informacji o opinii (w zamian za przekazywanie poleceń) skutkuje większym zaangażowaniem w procesy oraz wyższym poczuciem motywacji.

mówi Anna Nawrocka zawodowo zajmująca się komunikacją wewnętrzną w jednym z warszawskich start-up’ów.

Spoglądając na temat komunikacji wewnętrznej bardziej precyzyjnie, warto zwrócić szczególną uwagę na:

• przejrzyste formułowanie komunikatów – tak, aby były pozytywne, a przede wszystkim konkretne i jasne,
• dostosowywanie kanału komunikacji do przekazywanej wiadomości – w niektórych sytuacjach potrzebna jest indywidualna rozmowa, w innych przekazanie ogólnej informacji dużej grupie osób,
• zachęcanie zespołu do feedbacku.

W rezultacie tak prowadzonej polityki komunikacyjnej firma znacznie niweluje ryzyko powstania konfliktów wewnętrznych i podnosi efektywność działania. Wdrażanie efektywnej komunikacji wewnętrznej w firmie warto zacząć od wyznaczenia osób odpowiedzialnych za koordynację komunikacji wewnątrz-firmowej oraz szkoleń dla tych osób. Pozwolą one nie tylko zdobyć wiedzę na temat narzędzi i metod komunikacji wewnętrznej, ale też dobrze zrozumieć cele prowadzania tego typu działań, bez czego osiągnięcie dobrych wyników może być utrudnione. Na rynku dostępny jest cały szereg szkoleń dotyczących komunikacji wewnętrznej – bazę tego typu kursów i szkoleń znaleźć można między innymi w portalu Eventis.pl, w którym zgromadzono pokaźną bazę ofert szkoleń na niemalże każdy temat. Szkolenia z komunikacji wewnętrznej dostępne są na stronie https://eventis.pl/szkolenia/komunikacja-wewnetrzna. Portal umożliwia odnalezienie odpowiedniego szkolenia, sprawdzenie dostępnych terminów, zapoznanie się z programem oraz wysłanie zgłoszenia online.