Jeśli masz wrażenie, że administracja HR zjada Twój czas i energię, pora sięgnąć po rozwiązania, które odciążą Ciebie i Twój zespół. Poznaj trzy praktyczne sposoby na wprowadzenie porządku w firmowej administracji. Odkryj nowoczesne rozwiązania dla działów HR.
Wdróż elektroniczne wnioski urlopowe
Pamiętasz czasy, gdy urlop trzeba było planować przez e-mail lub papierowy formularz? Pracownik wysyłał wiadomość do przełożonego, ten przekazywał ją do HR, a tam ktoś ręcznie aktualizował np. arkusz kalkulacyjny.
Program do urlopów zastępuje ten chaos jednym przejrzystym narzędziem. Pracownik otwiera aplikację mobilną lub przeglądarkę, wybiera rodzaj urlopu i wskazuje daty planowanej nieobecności. Może dodać zastępcę, dołączyć komentarz lub załącznik. Wniosek automatycznie trafia do właściwego przełożonego, który otrzymuje powiadomienie przez e-mail, Slack lub Microsoft Teams. Akceptacja lub odrzucenie takiego wniosku to kwestia jednego kliknięcia.
Co zyskuje manager dzięki narzędziu do planowania urlopów? Przede wszystkim wgląd w dostępność całego zespołu. Współdzielony kalendarz nieobecności pokazuje od razu, kto planuje urlop i czy terminy te się nakładają. Możesz zaplanować projekt z wyprzedzeniem, wiedząc dokładnie, na kogo możesz liczyć w danym tygodniu.
Dla HR-owca elektroniczne wnioski urlopowe oznaczają koniec żmudnego przepisywania danych. System sam nalicza limity urlopowe zgodnie z polityką firmy i stażem pracownika. Automatycznie przenosi niewykorzystane dni na kolejny rok lub informuje o wygasających terminach. Generuje również raporty potrzebne do listy płac.
Wprowadź elektroniczną listę obecności
Tradycyjna lista obecności to kartka papieru przy wejściu do biura lub arkusz Excel uzupełniany „z pamięci” pod koniec miesiąca. Oba rozwiązania są podatne na błędy i wymagają żmudnej weryfikacji.
Nowoczesne systemy to różne metody rejestracji czasu pracy dostosowane do charakteru pracy. Pracownik biurowy może logować się przez przeglądarkę lub aplikację mobilną. Pracownik produkcji skanuje kod QR na terminalu przy wejściu. Przedstawiciel handlowy rozpoczyna i kończy pracę jednym dotknięciem w telefonie, a system weryfikuje jego lokalizację przez GPS. Dla firm ceniących automatyzację dostępna jest nawet technologia iBeacon, która sama rejestruje wejście i wyjście, gdy pracownik znajdzie się w zasięgu sygnału Bluetooth.
Elektroniczna lista obecności daje natychmiastowy wgląd w to, kto aktualnie pracuje. Manager otwiera aplikację i widzi, które osoby są na stanowisku, kto jest na przerwie, a kto pracuje zdalnie. To nieocenione przy zarządzaniu zespołami hybrydowymi, gdy część ludzi pracuje z biura, a część z domu.
Zacznij wykorzystywać elektroniczną teczkę dokumentacji pracownika
Wyobraź sobie szafkę pełną segregatorów z umowami, zaświadczeniami i kopiami dokumentów. Szukasz certyfikatu BHP konkretnego pracownika? Przeglądasz teczkę za teczką, aż znajdziesz właściwy dokument. Elektroniczna kartoteka pracownika rozwiązuje ten problem.
Cyfrowa teczka to bezpieczne miejsce na wszystkie dokumenty związane z zatrudnieniem. Umowy o pracę, aneksy, paski wypłat, oceny okresowe, certyfikaty, zaświadczenia lekarskie, protokoły szkoleń – wszystko znajduje się w jednym systemie. Jednak ze względów bezpieczeństwa dostęp do niego wymaga odpowiednich uprawnień.
Do wdrożenia nowoczesnych narzędzi HR nie potrzeba rewolucji. Możesz zacząć od jednego modułu i stopniowo dodawać kolejne funkcje. Ważne, żeby wybrać system, który dopasujesz do Twojej organizacji.
Czytaj też: Jak szybko i efektywne ułożyć harmonogram pracy?
Dodaj komentarz