Zarząd firmy i biuro zarządu

Kiedy firma działa jako spółka kapitałowa (z ograniczoną odpowiedzialnością lub akcyjna), jej organem wykonawczym – odpowiedzialnym za podejmowanie wszelkich decyzji oraz działań – jest zarząd. Czym dokładnie jest? Kto jest jego członkiem? Jak działa biuro zarządu? Oto najważniejsze informacje.

Biuro zarządu

Czym jest zarząd firmy?

Zarząd to organ wykonawczy przedsiębiorstwa, który jest powoływany na jeden z dwóch sposobów – albo przez radę nadzorczą firmy, albo przez zgromadzenie walne jej współwłaścicieli. Składa się najczęściej z minimum kilku osób. Są to prezes zarządu, opcjonalnie wiceprezes / wiceprezesi (głównie w dużych spółkach), a także zwykli członkowie zarządu.

Warto wiedzieć, że członkowie zarządu spółki mogą być wybierani zarówno spośród osób bezpośrednio związanych z firmą (mogą to być np. dyrektorzy poszczególnych działów), jak również z zewnątrz.

Odpowiedzialność członków zarządu

Funkcjonowanie firm o osobowości prawnej jest bardzo ściśle regulowane przepisami prawa – zawiera je przede wszystkim Kodeks spółek handlowych. Zgodnie z tymi zapisami zarząd pełni dwa główne zadania związane z funkcjonowaniem firmy:

  1. reprezentuje ją „na zewnątrz” – a zatem ma prawo do dokonywania w imieniu spółki czynności prawnych, np. zawierania umów czy występowania w jej imieniu przed urzędami,
  2. prowadzi jej sprawy – a zatem odpowiada za podejmowanie działań i decyzji gospodarczych, wytyczanie kierunków działania i wszelkie sprawy wewnętrzne.

Zasady podejmowania decyzji przez zarząd zazwyczaj są oparte o głosowanie, jednak w wielu statutach organów wskazuje się, że prezes ma głos ostateczny w sytuacjach prawnych. Jego rola uwzględnia również zwoływanie zebrań członków oraz – najczęściej – reprezentowanie firmy na zewnątrz.

A jak działa biuro zarządu?

Równie ważnym organem w spółce handlowej jest biuro zarządu. Wbrew pozorom nie jest to zwykły sekretariat, a wyzwania, jakie spoczywają na pracownikach tego działu są poważne i odpowiedzialne. Wszystko z uwagi na bardzo ścisłe wymogi związane z prowadzeniem dokumentacji spółki oraz jej sprawozdawczości.

W zakres zadań pracowników biura spółki wchodzą najczęściej:

  • ustalanie terminów i aranżacja spotkań zarządu – ich koordynacja i prowadzenia kalendarza,
  • sporządzanie i weryfikacja dokumentacji – w tym protokołów z zebrań, a także sprawozdań,
  • prowadzenie oficjalnej korespondencji w imieniu spółki.

Nierzadko również pracownicy mają do czynienia z dokumentacją niejawną, co także wymaga dodatkowych uprawnień. Dlatego od osób pracujących w biurze zarządu często oczekuje się dobrej znajomości przepisów prawa, a także ukończenia specjalistycznych szkoleń.