Jak wdrożyć elektroniczną wymianę danych w swojej firmie?

Elektroniczna wymiana danych to rozwiązanie, dzięki któremu usprawnisz i zoptymalizujesz procesy logistyczne oraz sprzedażowe, a przede wszystkim zwiększysz konkurencyjność firmy. Zastanawiasz się, jak wdrożyć EDI? Zobacz, jak może przebiegać ten proces.

Co to jest EDI?

EDI to elektroniczna wymiana danych w komunikacji biznesowej oraz B2G. Ma ona ustandaryzowany i zautomatyzowany charakter. Umożliwia ona m.in. wysyłkę dokumentów handlowych oraz tych związanych z dostawami lub planowaniem produkcji. Ponadto pozwala na zarządzanie Master Data i błyskawiczne tworzenie, wysyłanie i przetwarzanie ustrukturyzowanych faktur.

Jej wdrożenie przekłada się m.in. na wyraźną optymalizację kosztów, zwiększenie wydajności procesów biznesowych, a także usprawnienie procesów korporacyjnych. Z EDI korzystają firmy bez względu na wielkość, a więc zarówno najwięksi gracze na rynku międzynarodowym, jak i mniejsi przedsiębiorcy. Dlatego na to rozwiązanie decyduje się także coraz więcej polskich firm.

Jak przebiega wdrożenie EDI w firmie krok po kroku?

Wdrożenie komunikacji EDI w firmie jest złożonym przedsięwzięciem. Od tego, czy zostanie ono prawidłowo przeprowadzone, zależą wydajność i niezawodność systemu. Dlatego nastaw się, że cały proces zajmie od kilku tygodni do kilku miesięcy. Będzie to zależeć od poziomu skomplikowania Twojego systemu ERP, liczby kontrahentów, z którymi chcesz się połączyć w ramach EDI czy od formatów danych do obsługi.

Wdrożenie EDI jest zazwyczaj planowane indywidualnie, w zależności od potrzeb firmy. Najczęściej jednak obejmuje:

• wybór dostawcy EDI – to jeden z najważniejszych etapów, ponieważ to ta firma wprowadzi Cię w świat elektronicznej wymiany danych i przeprowadzi przez cały proces;
• określenie potrzeb biznesowych, a co za tym idzie – ich przełożenia na wymagane funkcjonalności systemu EDI;
• integrację danych w ramach EDI z systemem wewnętrznym ERP;
• synchronizację danych artykułów z partnerami biznesowymi (chodzi m.in. o uspójnienie kodów lokalizacji przedsiębiorstwa i kontrahentów oraz uzgodnienie kartoteki towarowej artykułów);
• fazę testów, której istotnym elementem jest walidacja poprawności składni komunikatów EDI, w celu eliminacji ryzyka generowania niepoprawnych dokumentów;
• rozpoczęcie wymiany danych – przejście na nowy model komunikacji.

Jak widzisz, proces wdrożenia EDI stanowi dla firmy wyzwanie. Aby mu sprostać, należy dysponować odpowiednimi zasobami. Co jest najważniejsze?

• Warto rozpocząć od samodzielnego zidentyfikowania procesów, które mają być realizowane przez EDI. Wymaga to pogłębionej analizy obecnego schematu komunikacji w firmie i wskazania „wąskich gardeł” – kluczowych miejsc, w których wymagane są usprawnienia.
• Istotne jest też przygotowanie sprzętu komputerowego na wdrożenie EDI. Z dostawcą systemu warto omówić, jakie urządzenia i w jakiej konfiguracji będą niezbędne dla płynnego działania elektronicznej wymiany danych. Być może przed wdrożeniem będą potrzebne zakupy.

Od czego zatem zacząć? Najlepiej od kontaktu z doświadczonym dostawcą rozwiązań EDI, np. z Grupą EDITEL. Specjaliści przeanalizują Twoje potrzeby biznesowe i dobiorą rozwiązania dopasowane do skali działalności firmy, specyfiki komunikacji z kontrahentami oraz możliwościami budżetowymi. Wstępna konsultacja jest niezobowiązująca, dlatego warto się na nią umówić.