Kiedy firma działa jako spółka kapitałowa (z ograniczoną odpowiedzialnością lub akcyjna), jej organem wykonawczym – odpowiedzialnym za podejmowanie wszelkich decyzji oraz działań – jest zarząd. Czym dokładnie jest? Kto jest jego członkiem? Jak działa biuro zarządu? Oto najważniejsze informacje.
Czym jest zarząd firmy?
Zarząd to organ wykonawczy przedsiębiorstwa, który jest powoływany na jeden z dwóch sposobów – albo przez radę nadzorczą firmy, albo przez zgromadzenie walne jej współwłaścicieli. Składa się najczęściej z minimum kilku osób. Są to prezes zarządu, opcjonalnie wiceprezes / wiceprezesi (głównie w dużych spółkach), a także zwykli członkowie zarządu.
Warto wiedzieć, że członkowie zarządu spółki mogą być wybierani zarówno spośród osób bezpośrednio związanych z firmą (mogą to być np. dyrektorzy poszczególnych działów), jak również z zewnątrz.
Odpowiedzialność członków zarządu
Funkcjonowanie firm o osobowości prawnej jest bardzo ściśle regulowane przepisami prawa – zawiera je przede wszystkim Kodeks spółek handlowych. Zgodnie z tymi zapisami zarząd pełni dwa główne zadania związane z funkcjonowaniem firmy:
- reprezentuje ją „na zewnątrz” – a zatem ma prawo do dokonywania w imieniu spółki czynności prawnych, np. zawierania umów czy występowania w jej imieniu przed urzędami,
- prowadzi jej sprawy – a zatem odpowiada za podejmowanie działań i decyzji gospodarczych, wytyczanie kierunków działania i wszelkie sprawy wewnętrzne.
Zasady podejmowania decyzji przez zarząd zazwyczaj są oparte o głosowanie, jednak w wielu statutach organów wskazuje się, że prezes ma głos ostateczny w sytuacjach prawnych. Jego rola uwzględnia również zwoływanie zebrań członków oraz – najczęściej – reprezentowanie firmy na zewnątrz.
A jak działa biuro zarządu?
Równie ważnym organem w spółce handlowej jest biuro zarządu. Wbrew pozorom nie jest to zwykły sekretariat, a wyzwania, jakie spoczywają na pracownikach tego działu są poważne i odpowiedzialne. Wszystko z uwagi na bardzo ścisłe wymogi związane z prowadzeniem dokumentacji spółki oraz jej sprawozdawczości.
W zakres zadań pracowników biura spółki wchodzą najczęściej:
- ustalanie terminów i aranżacja spotkań zarządu – ich koordynacja i prowadzenia kalendarza,
- sporządzanie i weryfikacja dokumentacji – w tym protokołów z zebrań, a także sprawozdań,
- prowadzenie oficjalnej korespondencji w imieniu spółki.
Nierzadko również pracownicy mają do czynienia z dokumentacją niejawną, co także wymaga dodatkowych uprawnień. Dlatego od osób pracujących w biurze zarządu często oczekuje się dobrej znajomości przepisów prawa, a także ukończenia specjalistycznych szkoleń.
Dodaj komentarz