Rynek pracy stawia przed firmami wyzwania związane z przyciąganiem i utrzymaniem utalentowanych pracowników. W takich realiach proces onboardingu, czyli wdrażania nowych osób do organizacji, jest ważną częścią strategii zarządzania zasobami ludzkimi. Odpowiednio zaplanowany nie tylko pomaga nowym pracownikom szybciej odnaleźć się w nowym środowisku, ale także buduje ich zaangażowanie i lojalność wobec firmy. W artykule przybliżymy, czym jest onboarding, jakie przynosi korzyści dla organizacji i pracowników oraz jak skutecznie wdrożyć ten proces, by stał się fundamentem sukcesu firmy.
Co to jest onboarding?
Onboarding to proces wdrażania nowego pracownika do organizacji, który obejmuje działania mające na celu zapoznanie go z kulturą firmy, strukturą organizacyjną, obowiązkami oraz narzędziami pracy. Jest to nie tylko formalność, ale kluczowy element strategii zarządzania zasobami ludzkimi, który może znacząco wpłynąć na efektywność i zadowolenie pracownika już od pierwszego dnia w pracy.

Znaczenie onboardingu dla firm
Dobrze zorganizowany onboarding jest inwestycją w przyszłość firmy. Pomaga zminimalizować ryzyko rezygnacji nowo zatrudnionych w pierwszych miesiącach pracy, które jest jednym z najczęstszych problemów współczesnego rynku pracy. Badania pokazują, że firmy z dobrze zaprojektowanymi procesami wdrożeniowymi notują wyższą retencję pracowników, większą satysfakcję z pracy oraz lepsze wyniki zespołów.
Wartość onboardingu dla organizacji
Onboarding to coś więcej niż wprowadzenie w obowiązki. To także okazja do budowania relacji, wzmacniania zaangażowania i promowania wartości organizacyjnych. Dzięki niemu firma pokazuje, że traktuje pracowników jako kluczowy element sukcesu.
Jakie więc korzyści płyną z dobrze zorganizowanego onboardingu?
Korzyści z dobrze funkcjonujących procesów onboardingu pojawiają się zarówno po stornie przyjmowanego pracownika, jak i samej organizacji.
Dla nowego pracownika
- Szybsza adaptacja: Nowy pracownik szybciej zapoznaje się z procedurami, narzędziami i zespołem.
- Wzrost komfortu: Jasne wytyczne i wsparcie zmniejszają stres związany z początkiem pracy.
- Budowanie więzi: Ułatwiony kontakt z zespołem zwiększa poczucie przynależności.
- Lepsze zrozumienie celów: Pracownik od razu wie, jakie są jego zadania i jak przyczynia się do sukcesu organizacji.
Dla firmy
- Zwiększona efektywność: Nowi pracownicy szybciej osiągają pełną produktywność.
- Wyższa retencja: Zadowoleni i dobrze wprowadzeni pracownicy rzadziej rezygnują.
- Budowanie marki pracodawcy: Profesjonalny onboarding świadczy o kulturze organizacyjnej.
- Redukcja kosztów: Mniejsza rotacja oznacza oszczędności w rekrutacji i szkoleniach.
Dostępne dane wskazują, że w Polsce 56% firm prowadzi proces onboardingu trwający krócej niż tydzień, a 21% organizacji przeznacza na ten cel od jednego do trzech miesięcy. Gamfi, 2021 r.
Kluczowe elementy skutecznego onboardingu
Onboarding to proces, który wymaga przemyślanej struktury i zaangażowania na każdym etapie. Aby osiągnąć zamierzony efekt – szybką adaptację i trwałe zaangażowanie nowego pracownika – niezbędne jest uwzględnienie kluczowych aspektów, które wspólnie tworzą spójną ścieżkę wdrożenia. Skuteczny onboarding nie kończy się na podpisaniu dokumentów czy przedstawieniu zespołu; to kompleksowy proces, który powinien prowadzić pracownika od pierwszego dnia aż do momentu, w którym poczuje się pewnie i samodzielnie w nowej roli. Co więc składa się na onbording?

- Przygotowanie przed pierwszym dniem:
- Organizacja sprzętu i dostępu do systemów.
- Wysłanie powitalnego e-maila z harmonogramem pierwszego dnia.
- Wprowadzenie do firmy:
- Przedstawienie misji, wizji i wartości organizacyjnych.
- Omówienie struktury organizacyjnej i kluczowych procesów.
- Przekazanie instrukcji pozwalających na sprawne poruszanie się w procedurach obowiązujących w firmie.
- Szkolenie stanowiskowe:
- Nauka korzystania z narzędzi i systemów.
- Szczegółowe omówienie zakresu obowiązków.
- Zapoznanie z osobami współpracującymi oraz przekazanie najistotniejszych informacji o obowiązkach poszczególnych osób.
- Wsparcie ze strony zespołu:
- Przydzielenie mentora lub „buddy’ego”.
- Regularne spotkania z przełożonym.
- Przygotowanie aktywności pozwalających na podstawową integrację z zespołem.
- Monitorowanie postępów:
- Systematyczne sprawdzanie, jak pracownik odnajduje się w nowej roli.
- Udzielanie informacji zwrotnej i przestrzeń na pytania.
- Zbieranie feedbacku oraz ewaluacja procesu onboaringu poprzez otwartość na uwagi nowo zatrudnionego pracownika.
Organizacje z ustandaryzowanym procesem wdrożeniowym odnotowują o 62% większą wydajność nowych pracowników. Harvard Business Review
Jak wdrożyć proces onboardingu w firmie?
Planowanie i wdrożenie procesu onboardingu to zadanie wymagające jasnej wizji i konsekwencji w działaniu. Firmy, które chcą odnieść sukces, muszą traktować onboarding nie jako jednorazowe działanie, ale jako stały element strategii zarządzania zasobami ludzkimi. Zbudowanie skutecznego systemu wdrożeniowego wymaga odpowiedniego przygotowania na poziomie organizacyjnym i technologicznym, a także włączenia w proces odpowiednich osób. W tym rozdziale przedstawiamy, jak krok po kroku zaplanować i zrealizować onboarding, aby przyniósł on realne korzyści zarówno dla pracowników, jak i całej organizacji.
- Zrozum onboarding: Proces onbordingu jest złożony, a jego wdrożenie wymaga wiedzy z zakresu procesów pracy, ale też psychologii ludzkiej. Dlatego nie wahaj się i zapisz się na szkolenie lub kurs z onboardingu, który przygotuje Cię do opracowania całego procesu.
- Zdefiniuj cele: Ustal, jakie efekty ma przynieść onboarding (np. skrócenie czasu adaptacji, wzrost retencji) oraz opracuj KPI dla tych obszarów, aby móc śledzić czy wdrożenie procesu poprawiło osiągane wyniki.
- Stwórz plan onboardingowy: Opracuj szczegółowy harmonogram działań obejmujący pierwszy dzień, tydzień, miesiąc i kwartał. Wdrożenie zajmie wiele tygodni, a utrwalenie procesu będzie wymagało powracania do niektórych czynności kilkukrotnie i w różnym gronie.
- Zaangażuj liderów: Przełożeni powinni aktywnie uczestniczyć w procesie i wspierać nowych pracowników. Również współpracownicy powinni rozumieć, że odnalezienie się w nowej organizacji zajmuje czas, co przekłada się na stres nowego pracownika i niższą efektywność: pracownika, zespołów oraz całej firmy. Dlatego warto budować świadomość potrzeby zapewniania wsparcia osobom dołączającym do firmy.
- Zautomatyzuj procesy: Wykorzystaj technologie do zarządzania dokumentami, szkoleniami i komunikacją. Staraj się, aby działania wdrożeniowe dla pracowników określone były w odpowiednich systemach, nawet jeśli miałoby mieć to tak prostą postać, jak zaproszenia na spotkania wdrożeniowe w kalendarzu Outlook.
- Mierz efektywność: Regularnie zbieraj opinie od nowych pracowników i monitoruj kluczowe wskaźniki (np. czas do osiągnięcia pełnej produktywności). Otwórz się na uwagi i konstruktywną krytykę. Wykorzystaj empatię, aby zauważyć więcej i poprawiać proces.
- Wprowadzaj ulepszenia: Na podstawie zebranych danych wprowadzaj usprawnienia w procesie. Sprawne procesy wdrożeniowe są rozwijane przez wiele miesięcy, a czasami lat. Muszą one też dostosowywać się do nowych wymagań i okoliczności w miejscu pracy.
„Zebranie się razem to początek, trzymanie się razem to postęp, praca razem to sukces.” Henry Ford
Szkolenia z onboardingu
Onboarding to proces, który wymaga zaangażowania nie tylko ze strony nowego pracownika, ale także osób odpowiedzialnych za jego wdrożenie. Dział HR odgrywa kluczową rolę w przygotowaniu i realizacji efektywnego planu adaptacyjnego, dlatego równie ważne jest, aby jego członkowie posiadali odpowiednie kompetencje w tym zakresie. Jednym ze skutecznych sposobów podnoszenia kwalifikacji w tej dziedzinie jest udział w szkoleniach z onboardingu.
Czym jest szkolenie z onboardingu?
Szkolenie z onboardingu to specjalistyczny kurs, który przygotowuje osoby z działów HR, menedżerów oraz liderów zespołów do projektowania i wdrażania skutecznych procesów wdrożeniowych w organizacji. Tego typu warsztaty pozwalają zdobyć zarówno teoretyczną wiedzę na temat zasad onboardingu, jak i praktyczne umiejętności związane z jego organizacją.
Jak wygląda szkolenie z onboardingu?
Szkolenia te mają różnorodną formę, często łącząc część wykładową z interaktywnymi warsztatami. Uczestnicy mogą pracować na przykładach z życia codziennego, analizować case studies czy tworzyć własne plany onboardingowe. Prowadzący, będący zwykle ekspertami z zakresu HR, dzielą się sprawdzonymi praktykami i nowoczesnymi narzędziami wspierającymi wdrażanie pracowników. W zależności od programu, szkolenie może trwać od jednego dnia do kilku sesji rozłożonych w czasie.
Jakie zagadnienia obejmuje szkolenie?
- Zrozumienie procesu onboardingu: Omówienie jego roli w organizacji i wpływu na efektywność biznesową.
- Planowanie onboardingu: Tworzenie harmonogramów wdrożenia, definiowanie celów i etapów procesu.
- Kultura organizacyjna: Wdrażanie nowych pracowników w wartości i zasady firmy.
- Komunikacja: Budowanie relacji i efektywne przekazywanie informacji w procesie wdrożenia.
- Nowoczesne narzędzia: Prezentacja platform i systemów wspierających onboarding.
- Zarządzanie trudnościami: Jak radzić sobie z wyzwaniami, takimi jak brak zaangażowania czy opór nowych pracowników.
Dlaczego warto wziąć udział w szkoleniu?
Inwestycja w kompetencje w zakresie onboardingu przynosi wymierne korzyści zarówno dla osoby odpowiedzialnej za proces, jak i dla całej organizacji. Dzięki takim szkoleniom specjaliści HR uczą się budować procesy dostosowane do potrzeb firmy, zwiększając ich efektywność i poprawiając doświadczenie nowych pracowników. Dodatkowo, zdobyta wiedza pozwala unikać kosztownych błędów, takich jak zbyt ogólne podejście do wdrożenia czy pomijanie kluczowych etapów adaptacji.
Szkolenie z onboardingu to narzędzie, które wspiera rozwój zarówno pracowników HR, jak i całej organizacji, podnosząc jej profesjonalizm i zdolność do przyciągania oraz utrzymania najlepszych talentów.
Podsumowanie
Onboarding to niezbędny element strategii zarządzania zasobami ludzkimi. Dobrze zaplanowany i przeprowadzony proces nie tylko zwiększa efektywność nowych pracowników, ale także wzmacnia ich zaangażowanie i lojalność. Dla firm to z kolei szansa na budowanie przewagi konkurencyjnej oraz ograniczenie kosztów związanych z rotacją. Wdrożenie skutecznego onboardingu wymaga zaangażowania, planowania i ciągłego doskonalenia, ale korzyści, jakie niesie, są nieocenione.
Dodaj komentarz