21 lutego 2019 r. Sejm uchwalił Ustawę o zmianie niektórych ustaw w związku z zapewnieniem stosowania rozporządzenia o ochronie danych (RODO) – jest to nowelizacja, której celem jest dostosowanie szeregu ustaw do RODO. Duża część zmian dotyka prawa pracy – zmienione przepisy pojawiają się nie tylko w ustawie o ochronie danych osobowych, ale również w Kodeksie pracy i w Ustawie o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych. Sprawdź, co się zmieni w naszym artykule bądź skorzystaj ze szkoleń z RODO i prawa pracy dostępnych na rynku.

Zmiany w Kodeksie pracy

Ustawodawca wskazuje jakie dane pracodawca może pozyskiwać w procesie rekrutowania nowego pracownika oraz jakich informacji może żądać od pracownika w momencie zawierania bądź już po zawarciu umowy o pracę. I tak w procesie rekrutacji pracodawca może żądać podania podstawowych danych: imię (imiona) i nazwisko, data urodzenia, dane kontaktowe, wykształcenie, kwalifikacje zawodowe i przebieg dotychczasowego zatrudnienia.

Dodatkowo pracodawca może żądać podania dodatkowych danych osobowych, mowa o nich w § 1 pkt 4–6, wtedy gdy jest to niezbędne do wykonywania pracy określonego rodzaju lub na określonym stanowisku (§ 2). W paragrafie 3 ustawodawca mówi, że pracodawca może żądać od pracownika również danych dotyczących adresu zamieszkania, numeru PESEL, a w przypadku jego braku podania rodzaju i numeru dokumentu potwierdzającego tożsamość. Pracodawca może również wejść w posiadanie danych osobowych dzieci pracownika i innych członków jego najbliższej rodziny, jeżeli podanie takich danych jest konieczne ze względu na korzystanie przez pracownika ze szczególnych uprawnień przewidzianych w prawie pracy (np. urlopy wychowawcza, zasiłki itp.). Jeżeli pracownik nie złożył wniosku o wypłatę wynagrodzenia do rąk własnych to pracodawca może również żądać numeru rachunku płatniczego pracownika.

Oprócz zestawu danych obligatoryjnych pracodawca może gromadzić dane osobowe osoby ubiegającej się o zatrudnienie lub pracownika na podstawie wyrażonej przez niego zgody. Zgoda ta musi oczywiście spełniać wymogi RODO, a więc m.in. być wyrażona w postaci wyraźnego oświadczenia woli. Do przetwarzania danych osobowych mogę być dopuszczone wyłącznie osoby posiadające pisemne upoważnienie zakładu pracy do przetwarzania takich danych, a osoby dopuszczone do ich przetwarzania będą obowiązane do zachowania ich w tajemnicy.

Nowelizacja zawiera również szereg zapisów szczegółowych dotyczących gromadzenia i przetwarzania danych o karalności kandydatów do pracy bądź pracowników, a także zasady przetwarzania danych biometrycznych.

Zmiany w ustawie o Zakładowym Funduszu Świadczeń Socjalnych (ZFŚS)

Zmiany dotykają również Ustawy o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych, która reguluje kwestie ulg i świadczeń związanych ze zdrowiem pracowników, ich statusem rodzinnym i materialnym. Najważniejszą zmianą w tym obszarze jest wprowadzenie formy oświadczeń składanych przez pracowników, wraz z zachowaniem przez pracodawcę prawa do udokumentowania złożonego oświadczenia, w przypadku ubiegania się o ulgi bądź świadczenia związane z sytuacją życiową, zdrowotną, materialną i rodzinną. Tak jak w przypadku zmian w Kodeksie pracy wprowadzono zapis, że do przetwarzania tych danych będą uprawnione wyłącznie osoby upoważnione przez pracodawcę, a przechowywanie takich danych jest możliwe tylko przez okres niezbędny do przyznania tych świadczeń. Pracodawcy zobowiązani zostali do przeprowadzania corocznego przeglądu zgromadzonych danych socjalnych, aby ustalić czy nadal muszą być one przechowywane.

Ponownie niezbędne może okazać się skorzystanie z oferty szkoleń i kursów z zakresu ZFŚS, RODO bądź prawa pracy, aby sprawnie wdrożyć nowe przepisy w codzienną praktykę przedsiębiorstwa. Tematyka przetwarzania danych osobowych wiąże się z dużym ryzykiem, nie tylko ze względu na jej złożoność i wysokie sankcje przewidziane w przypadku stwierdzenia przetwarzania danych osobowych w sposób niezgodny z rozporządzaniem, ale również że względu na wyjątkową wrażliwość przetwarzania tego typu danych w obszarze HR, polityki socjalnej i rodzinnej.

Więcej informacji o zmianach w prawie ochrony danych osobowych można znaleźć na stronie Urzędu Ochrony Danych Osobowych.