Jak zarządzać projektami?

Praca metodą projektową to sposób zarządzania zadaniami przyjęty w wielu modelach biznesowych. Nie ma się czemu dziwić – to najlepsze rozwiązanie, gdy zależy Ci na efektywnej organizacji pracy – od etapu planowania aż po wykonanie ewaluacji końcowej. A jak powinno wyglądać zarządzanie projektami w praktyce?

Zarządzanie projektami sięga korzeniami do lat 40-tych XX wieku. To wówczas w USA był realizowany kontrowersyjny projekt „Manhattan”, przy którym jako jednym z pierwszym zastosowano zasady znane do dziś. Później projekty upowszechniły się, ponieważ wdrażany w Europie plan pomocy po II wojny światowej, nazywany Planem Marshalla, zakładał rozliczanie środków właśnie w tej formie. I choć na przestrzeni lat powstało wiele szczegółowych metod zarządzania projektami, kluczowe zasady nie uległy zmianom.

Podstawy zarządzania projektem

Realizacja projektu przebiega wieloetapowy, w zaplanowany i zorganizowany sposób. Kolejne kroki jego wykonania prezentujemy poniżej.

1. Definiowanie projektu – a więc opracowanie wstępnej struktury zarządzania nim, wybranie kierownika projektu, a także wstępne określenie elementów takich jak: harmonogram, budżet, a przede wszystkim cele projektu.
2. Planowanie projektu – na tym etapie określa się szczegółowe cele projektu, jego konkretny harmonogram, a także budżet projektu. Sam plan to podstawowa dokumentacja projektowa, która będzie stopniowo rozbudowywana. W tym momencie powoływany jest również zespół projektowy.
3. Realizacja projektu – to etap, na którym kluczową rolę odgrywa kierownik projektu i to, jak efektywnie zarządza zespołem w realizacji kolejnych wyznaczonych zadań. Umiejętne kontrolowanie projektu – tak przez głównego managera, jak i zarządzających mniejszymi zespołami – pozwala szybko zidentyfikować ewentualne nieprawidłowości i zwiększyć motywację do działania.
4. Zamknięcie projektu – następuje po realizacji wszystkich wyznaczonych celów i zadań, a potwierdzenie tego faktu znajduje odzwierciedlenie w dokumentacji.
5. Ocena projektu – już po zakończeniu prac konieczna jest ewaluacja przebiegu działań i wskazania zarówno pozytywnych, jak i negatywnych zjawisk, które nastąpiły w trakcie pracy. Pozwoli to wyciągnąć wnioski na przyszłość.

Ten ogólny zarys prac nad realizacją projektu sprawdza się w niemal każdym przypadku. Warto jednak pamiętać, że szczegóły postępowania są uzależnione od specyfiki branży oraz konkretnych zadań, jakie stoją przed firmą. Dlatego warto dostosować przyjmowaną strategię do ich charakteru oraz przeszkolić zespół z dostępnych metod zarządzania projektami.

PMBOK, SCRUM, PRINCE2

Współcześnie najpopularniejsze są metodyki PMBOK, Scrum oraz Prince2. Każda z nich ma swoje zalety i wady, ale wszystkie znalazły powszechne zastosowanie w biznesie poczynając na motoryzacji, poprzez wytwarzanie oprogramowania, bankowość czy też administrację publiczną. PMBOK (zobacz szkolenia zarządzanie projektami) jest powszechnie uznawanym standardem zarządzania projektami w Stanach Zjednoczonych, gdzie zdobyła status normy zarządzania projektami. PRINCE2 to z kolei metodyka zarządzania projektami oparta na produktach, która wywodzi się z Wielkiej Brytanii, ale aktualnie jest stosowana na całym świecie. Scrum to jedna z tzw. metodyk zwinnych, zgodna z manifestem Agile – szczególnie chętnie wykorzystywana przy pracach developerskich w branżach oprogramowania, informatyki i telekomunikacji.

Szkolenia z zarządzania projektami nie należą do najtańszych, ale należy pamiętać, że jest to inwestycja w sprawniejszą realizację złożonych zadań w przedsiębiorstwie i koszt tego typu szkoleń stanowi z reguły niewielki procent wartości projektu.