Przemyślane ułożenie harmonogramu pracy pozwala na zwiększenie efektywności pracowników i na uniknięcie kar wynikających z nieprzestrzegania zasad Kodeksu pracy. Warto wspomnieć, że osoby układające grafik, szczególnie w przypadku średnich i większych firm, miewają trudności z dopasowaniem harmonogramu pracowników do zasad obowiązujących w Kodeksie pracy. W dużej mierze wynika to z nagromadzenia wszystkich przepisów i konieczności pamiętania o takich zasadach jak odpoczynek dobowy, odpoczynek tygodniowy, wolna niedziela czy zapewnienie dwóch wolnych weekendów w miesiącu. W przypadku większej liczby pracowników ułożenie idealnych grafików okazuje się niezwykle trudnym zadaniem. Z tego powodu coraz więcej firm decyduje się na rozwiązania, które przyspieszają cały proces i pomagają w uwzględnieniu wszystkich obowiązujących przepisów.

Program do planowania czasu pracy – na czym polega i jakie korzyści przynosi firmie?

Stworzenie dobrze zaplanowanego harmonogramu pracy w dużej mierze polega na uwzględnieniu dyspozycyjności pracowników, zapełnieniu wszystkich niezbędnych stanowisk w danym dniu i uzyskaniu jak najlepszej efektywności pracy. Warto przy tym wspomnieć, że dobrze przemyślany grafik powinien unikać dodatkowo płatnych nadgodzin lub konieczności poniesienia kar finansowych wynikających z nieprzestrzegania Kodeksu pracy. Niestety często okazuje się to trudnym zadaniem, szczególnie wtedy, gdy pracownik zgłosi zwolnienie lekarskie lub wolne na żądanie. Problematyczne bywają również wakacje oraz ferie, podczas których wiele osób zgłasza urlop. Wówczas niezwykle ważne staje się utrzymanie efektywności pracy i zminimalizowanie ryzyka poniesienia dodatkowych kosztów.

Nowoczesny program do planowania czasu pracy w dużej mierze automatyzuje proces układania grafików, biorąc pod uwagę zarówno przepisy Kodeksu pracy, jak i indywidualne prośby pracowników. W praktyce oznacza to, że ułożenie harmonogramu pracy zajmuje mniej czasu i przynosi lepsze efekty. Warto zauważyć, że zaawansowane programy, takie jak Grafik Optymalny, pozwalają na określenie przez pracodawcę, ilu pracowników w danym dniu będzie potrzebował do wykonania poszczególnych zadań. Okazuje się to szczególnie pomocne w takich branżach jak catering czy hotelarstwo, w przypadku których intensywność pracy jest bardzo zmienna i często zależy od okoliczności, na przykład od sezonu ślubnego, wakacji czy różnego rodzaju świąt.

Jak wdrożyć w firmie program do planowania czasu pracy?

Wbrew pozorom wdrożenie profesjonalnego programu do planowania czasu pracy jest niezwykle intuicyjnym procesem i nie wymaga poświęcenia wielu godzin na naukę obsługi wszystkich modułów. Warto przy tym wspomnieć, że programy do planowania czasu pracy ułatwiają informowanie pracowników o pojawieniu się nowego grafiku. W przypadku takiej aplikacji jak Grafik Optymalny zarówno pracodawca, jak i pracownicy zyskują dostęp do harmonogramu pracy na telefonach lub tabletach. Dzięki temu zostają poinformowani o swoim trybie pracy z odpowiednim wyprzedzeniem, a także w każdej chwili mogą sprawdzić swój grafik. Co więcej, za pośrednictwem programu do planowania czasu pracy zatrudnione osoby mogą również poinformować o swojej nieobecności lub złożyć wniosek o urlop, co ułatwia wypełnienie wszystkich formalności.

Czytaj też: Systemy wspierające pracę zdalną.

Co to jest harmonogram pracy? Harmonogram pracy to plan lub rozkład, który określa, kiedy i jak długo pracownicy wykonują swoje zadania w ramach danego projektu lub codziennej pracy. Harmonogram pracy może zawierać informacje o czasie rozpoczęcia i zakończenia poszczególnych zadań, terminach spotkań, dostaw lub innych wydarzeń kluczowych dla projektu lub działalności firmy. Harmonogramy pracy są szczególnie ważne w projektach, które wymagają współpracy wielu osób i zasobów oraz które mają ściśle określony czas realizacji. Przygotowanie i przestrzeganie harmonogramu pracy jest kluczowe dla osiągnięcia celów projektu lub firmy w sposób efektywny i zgodny z planem.

Jak przygotować dobry harmonogram pracy? Przygotowanie dobrego harmonogramu pracy wymaga zrozumienia celów projektu lub zasad działalności firmy oraz dokładnej oceny zasobów i czasu potrzebnego do wykonania poszczególnych zadań. Oto kilka kroków, które mogą pomóc w przygotowaniu dobrego harmonogramu pracy:

Określ cele projektu lub firmy – przed rozpoczęciem pracy nad harmonogramem należy dokładnie określić cele projektu lub firmy oraz wskazać zadania, które są niezbędne do ich realizacji.

Zidentyfikuj zadania i etapy projektu – dokładnie przeanalizuj wszystkie etapy projektu lub działalności firmy i zidentyfikuj wszystkie zadania, które należy wykonać, aby zrealizować cele.

Określ zależności między zadaniami – niektóre zadania mogą być zależne od innych, co oznacza, że należy je wykonać w określonej kolejności. Należy uwzględnić te zależności w harmonogramie pracy.

Przypisz zasoby do zadań – określ, jakie zasoby (np. pracownicy, narzędzia, materiały) będą potrzebne do wykonania poszczególnych zadań.

Szacowanie czasu – dokładnie oszacuj czas potrzebny do wykonania każdego zadania. Warto uwzględnić nieprzewidziane opóźnienia i awarie sprzętu.

Utwórz harmonogram – użyj narzędzi do tworzenia harmonogramów, takich jak Microsoft Project, Excel lub inne aplikacje. Utwórz diagram Gantta, który pokaże, kiedy i jak długo poszczególne zadania będą wykonywane.

Monitorowanie postępów – raz przygotowany harmonogram pracy należy na bieżąco aktualizować i monitorować postępy w wykonywaniu poszczególnych zadań. W razie potrzeby można dokonać korekt harmonogramu, aby uzyskać lepsze dopasowanie do rzeczywistych warunków.