Praca metodą projektową to sposób zarządzania zadaniami przyjęty w wielu modelach biznesowych. Nie ma się czemu dziwić – to najlepsze rozwiązanie, gdy zależy Ci na efektywnej organizacji pracy – od etapu planowania aż po wykonanie ewaluacji końcowej. A jak powinno wyglądać zarządzanie projektami w praktyce? Jak nauczyć się zarządzać projektami zgodnie z jedną z popularnych metodyk?

Spis treści

Zarządzanie projektami

Zarządzanie projektami sięga korzeniami do lat 40-tych XX wieku. To wówczas w USA był realizowany kontrowersyjny projekt „Manhattan”, przy którym jako jednym z pierwszym zastosowano zasady znane do dziś. Później projekty upowszechniły się, ponieważ wdrażany w Europie plan pomocy po II wojny światowej, nazywany Planem Marshalla, zakładał rozliczanie środków właśnie w tej formie. I choć na przestrzeni lat powstało wiele szczegółowych metod zarządzania projektami, kluczowe zasady nie uległy zmianom.

PMBOK jest powszechnie uznawanym standardem zarządzania projektami w Stanach Zjednoczonych, gdzie zdobyła status normy zarządzania projektami.
PRINCE2 to z kolei metodyka zarządzania projektami oparta na produktach, która wywodzi się z Wielkiej Brytanii, ale aktualnie jest stosowana na całym świecie.
Scrum to jedna z tzw. metodyk zwinnych, zgodna z manifestem Agile – szczególnie chętnie wykorzystywana przy pracach developerskich w branżach oprogramowania, informatyki i telekomunikacji.

Czym jednak jest zarządzanie projektami? Zarządzanie projektami to proces planowania, organizowania, monitorowania i kontrolowania zasobów oraz działań mających na celu osiągnięcie konkretnego celu w określonym czasie. Projekt może obejmować różnorodne obszary, takie jak budowa produktu, dostarczenie usługi, wdrożenie systemu informatycznego czy organizacja wydarzenia. Kluczowe elementy zarządzania projektem to określenie celów, harmonogramowanie zadań, alokacja zasobów, monitorowanie postępu i dostosowywanie planów w miarę potrzeb.

Podstawy zarządzania projektem

Realizacja projektu przebiega wieloetapowy, w zaplanowany i zorganizowany sposób. Kolejne kroki jego wykonania prezentujemy poniżej.

Definiowanie projektu – a więc opracowanie wstępnej struktury zarządzania nim, wybranie kierownika projektu, a także wstępne określenie elementów takich jak: harmonogram, budżet, a przede wszystkim cele projektu.
Planowanie projektu – na tym etapie określa się szczegółowe cele projektu, jego konkretny harmonogram, a także budżet projektu. Sam plan to podstawowa dokumentacja projektowa, która będzie stopniowo rozbudowywana. W tym momencie powoływany jest również zespół projektowy.
Realizacja projektu – to etap, na którym kluczową rolę odgrywa kierownik projektu i to, jak efektywnie zarządza zespołem w realizacji kolejnych wyznaczonych zadań. Umiejętne kontrolowanie projektu – tak przez głównego managera, jak i zarządzających mniejszymi zespołami – pozwala szybko zidentyfikować ewentualne nieprawidłowości i zwiększyć motywację do działania.
Zamknięcie projektu – następuje po realizacji wszystkich wyznaczonych celów i zadań, a potwierdzenie tego faktu znajduje odzwierciedlenie w dokumentacji.
Ocena projektu – już po zakończeniu prac konieczna jest ewaluacja przebiegu działań i wskazania zarówno pozytywnych, jak i negatywnych zjawisk, które nastąpiły w trakcie pracy. Pozwoli to wyciągnąć wnioski na przyszłość.

Ten ogólny zarys prac nad realizacją projektu sprawdza się w niemal każdym przypadku. Warto jednak pamiętać, że szczegóły postępowania są uzależnione od specyfiki branży oraz konkretnych zadań, jakie stoją przed firmą. Dlatego warto dostosować przyjmowaną strategię do ich charakteru oraz przeszkolić zespół z dostępnych metod zarządzania projektami.

Metody zarządzania projektami

Popularne metodyki zarządzania projektami obejmują:

Waterfall (Model kaskadowy):

Charakteryzacja: Model kaskadowy zakłada linearny i sekwencyjny przebieg projektu, gdzie każda faza musi być ukończona przed przejściem do następnej. Jest to bardziej tradycyjna metodyka.
Zalety: Prosty do zrozumienia, nadaje się do prostych i dobrze zdefiniowanych projektów.
Wady: Ma niewielką elastyczność w przypadku zmiany wymagań.

Agile:

Charakteryzacja: Metodyka Agile zakłada elastyczność, adaptacyjność i iteracyjne dostarczanie produktu. Skupia się na zespołach samodzielnych, częstych dostawach i szybkiej reakcji na zmiany.
Zalety: Dostosowuje się do zmieniających się wymagań klienta, umożliwia szybkie dostarczanie wartości.
Wady: Niektóre organizacje mogą mieć trudności w dostosowaniu się do dynamiczności Agile.

Scrum:

Charakteryzacja: Scrum to konkretna implementacja metodyki Agile, opierająca się na krótkich iteracjach zwanych sprintami. Wprowadza role, takie jak Scrum Master i Product Owner.
Zalety: Skupia się na dostarczaniu wartości biznesowej w krótkich cyklach, zapewniając regularne dostawy produktu.
Wady: Wymaga zaangażowania i współpracy zespołu oraz klienta.

Kanban:

Charakteryzacja: Kanban to metoda zarządzania pracą oparta na wizualnej tablicy, na której widoczne są zadania w różnych fazach realizacji. Jest bardziej elastyczny niż Scrum.
Zalety: Elastyczność, umożliwia płynne dostosowywanie się do zmian w priorytetach.
Wady: Brak struktury sprintów, co może prowadzić do trudności w planowaniu.

PRINCE2 (Projects IN Controlled Environments):

Charakteryzacja: PRINCE2 to strukturalna metodyka zarządzania projektami, opierająca się na siedmiu zasadach, tematach i procesach. Nadaje się do różnych rodzajów projektów.
Zalety: Zapewnia jasną strukturę i odpowiedzialności, nadaje się do zarządzania większymi projektami.
Wady: Może być uznawany za zbyt formalny dla niektórych projektów.

Te metodyki różnią się podejściem do zarządzania projektem i są dostosowywane do różnych kontekstów, wymagań oraz preferencji zespołów i organizacji.

Jakie są główne role występujące w projekcie?

W projekcie występuje wiele różnych ról, a struktura zespołu projektowego zależy od skomplikowania projektu, branży, metodyki zarządzania projektem oraz specyfiki organizacji. Poniżej przedstawiam kilka kluczowych ról, które często są obecne w projektach:

Kierownik projektu (Project Manager):

Odpowiedzialności: Planowanie, organizowanie, monitorowanie i kontrolowanie działań zespołu projektowego. Zarządzanie zasobami, budżetem i ryzykiem. Komunikacja z interesariuszami.

Analityk biznesowy (Business Analyst):

Odpowiedzialności: Zbieranie, analizowanie i definiowanie wymagań projektu. Współpraca z interesariuszami w celu zrozumienia ich potrzeb biznesowych.

Klient/Interesariusz (Client/Stakeholder):

Odpowiedzialności: Osoba lub grupa, której interesy są bezpośrednio związane z projektem. Udzielanie informacji zwrotnej, akceptacja rezultatów, definiowanie oczekiwań.

Programista/Developer:

Odpowiedzialności: Tworzenie kodu, implementacja funkcji projektu zgodnie z wymaganiami i specyfikacją.

Tester:

Odpowiedzialności: Przeprowadzanie testów oprogramowania, weryfikacja, czy produkt spełnia założone wymagania. Raportowanie błędów i problemów.

Projektant (Designer):

Odpowiedzialności: Tworzenie projektów graficznych, interfejsów użytkownika, architektury systemu, w zależności od charakterystyki projektu.

Scrum Master:

Odpowiedzialności: W metodyce Scrum, dba o to, aby zespół mógł efektywnie stosować zasady Scrum. Pomaga w usuwaniu przeszkód, utrzymuje płynność pracy zespołu.

Product Owner:

Odpowiedzialności: W metodyce Scrum, reprezentuje interesariuszy i właściciela produktu. Określa priorytety backlogu, definiuje funkcje i cele produktu.

Administrator baz danych (Database Administrator):

Odpowiedzialności: Zarządzanie bazą danych projektu, dbanie o jej integralność, bezpieczeństwo i wydajność.

Architekt systemowy (System Architect):

Odpowiedzialności: Projektowanie struktury systemu, definiowanie architektury, dobór technologii.

Inżynier ds. Jakości (Quality Assurance Engineer):

Odpowiedzialności: Zapewnianie, że procesy projektowe są zgodne z normami i standardami jakościowymi. Nadzór nad aspektami jakościowymi projektu.

Te role mogą się różnić w zależności od charakterystyki projektu i używanej metodyki zarządzania projektem. W projekcie mogą również występować inne, bardziej specyficzne role, zależne od branży i rodzaju projektu.

Jak uczyć się zarządzania projektami?

Współcześnie najpopularniejsze są metodyki PMBOK, Scrum oraz Prince2. Każda z nich ma swoje zalety i wady, ale wszystkie znalazły powszechne zastosowanie w biznesie poczynając na motoryzacji, poprzez wytwarzanie oprogramowania, bankowość czy też administrację publiczną. Stąd też ich poznanie możliwe jest poprzez rozmaite szkolenia oraz kursy poświęcone metodykom zarządzania, rolom w projekcie, funkcji project managera itp.

Szkolenia z zarządzania projektami skupiają się na przekazywaniu uczestnikom praktycznej wiedzy i umiejętności niezbędnych do efektywnego planowania, organizowania i realizacji projektów. Osoby uczące się zarządzania projektami zdobywają w trakcie szkolenia szereg kompetencji, które obejmują zarówno aspekty techniczne, jak i miękkie.

W zakresie umiejętności technicznych, szkolenia te często obejmują:

Planowanie projektu: Uczestnicy zdobywają umiejętność tworzenia spójnych planów projektowych, obejmujących harmonogram, budżet, zasoby i ryzyko.
Identyfikacja i zarządzanie ryzykiem: Szkolenia uczą, jak rozpoznawać potencjalne zagrożenia dla projektu oraz jak skutecznie zarządzać ryzykiem, minimalizując negatywne wpływy.
Komunikacja projektowa: Uczestnicy zdobywają umiejętność klarownej komunikacji zespołu projektowego, interesariuszami oraz innymi związanych z projektem stronami.
Monitorowanie postępu projektu: Szkolenia pomagają zrozumieć metody monitorowania i raportowania postępu projektu, umożliwiając szybkie reagowanie na ewentualne opóźnienia lub problemy.
Zarządzanie zasobami: Uczestnicy szkoleń dowiadują się, jak efektywnie alokować zasoby ludzkie, finansowe i techniczne, aby osiągnąć cele projektu.

W obszarze umiejętności miękkich szkolenia z zarządzania projektami koncentrują się na:

Przywództwo i motywacja: Uczestnicy zdobywają umiejętność efektywnego kierowania zespołem, stymulowania motywacji oraz rozwiązywania konfliktów.
Negocjacje: Szkolenia uczą, jak skutecznie negocjować z interesariuszami, zespołem projektowym czy dostawcami.
Rozwiązywanie problemów: Uczestnicy zdobywają umiejętność identyfikowania i rozwiązywania problemów, które mogą wystąpić w trakcie trwania projektu.
Komunikacja interpersonalna: Szkolenia pomagają w rozwijaniu umiejętności skutecznej komunikacji z różnymi grupami interesariuszy, w tym zarówno w kontekście projektu, jak i organizacji.

W rezultacie, osoby uczestniczące w szkoleniach z zarządzania projektami stają się bardziej wszechstronnymi profesjonalistami, posiadającymi zarówno techniczne umiejętności planowania i monitorowania projektów, jak i miękkie umiejętności niezbędne do skutecznej współpracy z zespołem i interesariuszami.

Szkolenia z zarządzania projektami nie należą do najtańszych, ale należy pamiętać, że jest to inwestycja w sprawniejszą realizację złożonych zadań w przedsiębiorstwie i koszt tego typu szkoleń stanowi z reguły niewielki procent wartości projektu.

5 trendów w zarządzaniu projektami

Wykorzystanie nowoczesnych narzędzi

W zarządzaniu projektami wykorzystanie rozmaitych narzędzi pojawiło się bardzo wcześnie. Każdy project manager zna narzędzia takie jak chociażby wykres Gantta pozwalający planować i monitorować poszczególne etapy projektu. Dzisiaj jednak ze względu na coraz częstszą pracę zdalną oraz pracę w zespołach rozproszonych po różnych lokalizacjach, obejmujących często wiele krajów i stref czasowych, coraz większą popularność zdobywają wyspecjalizowane platformy usprawniające zarządzanie projektami, zarządzanie zadaniami oraz komunikację w zespole projektowym. Nie sposób wymienić ich wszystkich, ale programy takie jak Zoho Projects, Basecamp, Jira, Asana, Trello, Wrike czy Agilean podbijają rynek. Charakterystyczne jest przy tym odchodzenie od rozwiązań instalowanych na lokalnym komputerze do rozwiązań Software as a Service (SaaS).

Wzrost znaczenia danych dla projektów

Ogromny postęp w zarządzaniu projektami dokonuje się również dzięki rewolucji w zakresie przetwarzania danych, w tym big data z użyciem sztucznej inteligencji. Dane nigdy nie były tak obszerne, a jedocześnie tak łatwo dostępne jak dzieje się to dzisiaj. Analiza danych wpływa nie tylko na definiowanie zakresu projektu, ale może służyć również do usprawnienia przebiegu samego projektu oraz wykrywania ryzyk. Sztuczna inteligencja może natomiast wspierać kierowników projektu w harmonogramowaniu i planowaniu projektów.

Nowe umiejętności Kierowników Projektów

Kierownik Projektu coraz częściej będzie musiał się orientować w technologii, aby sprawnie zarządzać zadaniami oraz zespołem projektowym. Wiedza techniczna kierownikom projektów będzie potrzebna również, aby zrozumieć poziom wyzwań stojących przed zespołem. Upowszechnienie technologii takich jak blockchain czy machine learining przyniesie dodatkowy element komplikacji w zarządzaniu projektami. Wzrost liczby projektów realizowanych zdalnie i z udziałem bardzo zróżnicowanych członków zespołów postawi natomiast zupełnie nowe wyzwania w obszarze komunikacji i współpracy. Kierownicy Projektów coraz częściej będą musieli rozumieć różnice kulturowe, uwzględniać w planowaniu pracy zespołu fakt, że poszczególni członkowie zespołu mogą pracować w różnych strefach czasowych, a także posługiwać się odmiennym słownictwem fachowym czy światopoglądem. Znacząco wzrośnie znaczenie umiejętności z zakresu efektywnej komunikacji interpersonalnej oraz inteligencji emocjonalnej.

Orientacja w różnych metodykach zarządzania projektami i umiejętność ich łączenia

Świat powoli odchodzi od podręcznikowego trzymania się metodyk zarządzania projektami. Ktoś kto jeszcze kilka lat temu specjalizował się w PMBOK, Prince2 czy metodach Scrumowych, dzisiaj coraz częściej musi wykorzystywać elementy z wielu metodyk jednocześnie. Proces ten będzie postępował, a wiele firm będzie decydowało się na wdrożenie metodyk hybrydowych, które zapewnią im lepsze dopasowanie do własnych potrzeb i specyfiki działania danej firmy czy branży. Kierownik Projektu powinien aktywnie uczestniczyć w tym procesie i byś swego rodzaju dyrygentem dopuszczającym łączenie elementów pochodzących z różnych metodyk, niż konserwatystą pilnującym czystości metodyki i jej zgodności z podręcznikiem.

Redefinicja celów projektu

Coraz częściej projekty zorientowane są na podnoszenie wartości w opracowywanym procesie czy produkcie, a w coraz mniejszym stopniu orientują się one na samym dostarczeniu produktu czy usługi. Kryteria sukcesu ewoluują wraz z ewolucją biznesu oraz społecznej odpowiedzialności biznesu – dzisiaj projekt powinien tylko dostarczać ustalony zakres, w ustalonym budżecie i harmonogramie, ale istotny staje się również styl w jakim osiągane są te cele. Osiąganie celów nie może być okupione dobrostanem zaangażowanego zespołu, społeczności lokalnej czy kosztami dla środowiska. Te nowe kryteria oceny sukcesu projektu będą z czasem coraz częściej obecne w zarządzaniu projektami, co znajduje już swoje odzwierciedlenie w oficjalnych metodykach projektowych, np. w 6. edycji PMBOK® Guide i ICB 4.0.