Procurement w firmie – czym się zajmuje i dlaczego jest kluczowy?

Czym zajmuje się dział procurement? To znacznie więcej niż tylko zamawianie towarów i negocjowanie cen. Współczesny procurement to strategiczna funkcja, która wpływa na koszty, ciągłość dostaw, innowacje i zrównoważony rozwój firmy. W tym artykule wyjaśniamy, czym dokładnie jest procurement, jakie pełni funkcje i z jakimi wyzwaniami mierzy się dziś ten obszar w organizacjach.

Czym jest procurement?

Procurement, czyli zaopatrzenie lub pozyskiwanie, to proces zakupu towarów i usług niezbędnych do funkcjonowania firmy. Może obejmować zarówno codzienne zakupy biurowe, jak i strategiczne zaopatrzenie w komponenty potrzebne do produkcji. Celem procurementu nie jest wyłącznie zakup po najniższej cenie, ale pozyskanie najlepszej wartości — czyli połączenia jakości, kosztu, terminowości i warunków handlowych.

Współczesny procurement to nie tylko realizacja zamówień, lecz także budowanie relacji z dostawcami, zarządzanie ryzykiem, optymalizacja procesów zakupowych i wspieranie strategii biznesowej firmy.

Zakupy to jedna z kluczowych funkcji operacyjnych w organizacji. Dział procurementu odpowiada za nawet 50–70% wszystkich kosztów operacyjnych przedsiębiorstwa w branżach produkcyjnych czy logistycznych. Dlatego efektywne zarządzanie zakupami bezpośrednio wpływa na rentowność firmy.

Dobrze zorganizowany procurement pozwala nie tylko obniżać koszty, ale też zwiększać jakość produktów i usług, przyspieszać dostawy, ograniczać przestoje i reagować elastycznie na zmiany rynkowe. W dobie globalnych łańcuchów dostaw i rosnących wymagań klientów, rola tego działu stale rośnie.

Procurement a zakupy – czy to to samo?

Choć pojęcia procurement i zakupy bywają używane zamiennie, nie oznaczają dokładnie tego samego. Zakupy to węższy termin, często odnoszący się do operacyjnego procesu składania zamówień i realizacji dostaw. Tymczasem procurement obejmuje szerszy zakres działań – od analizy potrzeb i planowania zakupów, przez negocjacje, aż po zarządzanie relacjami z dostawcami i monitorowanie efektywności wydatków.

Zakupy w firmie – kompendium wiedzy o działach zakupów

Procurement to strategiczna funkcja biznesowa, która wspiera całą organizację w osiąganiu celów operacyjnych i finansowych. Obejmuje zarówno działania taktyczne, jak i analityczne – np. wybór najlepszych dostawców, ocena ryzyka dostaw czy rozwijanie polityki zakupowej.

W zależności od wielkości i charakteru organizacji, dział procurementu może funkcjonować jako osobna jednostka (np. „Dział Procurementu” lub „Dział Zakupów Strategicznych”) lub jako część większego działu zakupów/logistyki. W firmach międzynarodowych procurement często działa na poziomie regionalnym lub globalnym, integrując działania zakupowe w różnych lokalizacjach.

Coraz częściej procurement współpracuje też z działem finansów, operacji, R&D czy ESG, ponieważ decyzje zakupowe mają wpływ na koszty, innowacyjność, zrównoważony rozwój i wizerunek firmy.

Główne zadania działu procurement

Dział procurementu odpowiada za szereg działań, które mają na celu zapewnienie firmie stałego dostępu do niezbędnych towarów i usług – w odpowiednim czasie, w odpowiedniej jakości i po korzystnych warunkach. Oto najważniejsze obszary jego działalności:

Identyfikacja potrzeb zakupowych

Proces procurementu zaczyna się od rozpoznania potrzeb organizacji – zarówno bieżących, jak i przyszłych. Dział procurementu analizuje zużycie materiałów, plany produkcyjne, potrzeby operacyjne oraz dane z innych działów, by przygotować rzetelny plan zakupowy. Dzięki temu można uniknąć zarówno nadmiarowych zapasów, jak i niedoborów powodujących przestoje.

Wybór i ocena dostawców

Jednym z kluczowych zadań procurementu jest poszukiwanie i kwalifikacja dostawców. Obejmuje to analizę rynku, ocenę ofert, audyty dostawców, sprawdzanie ich wiarygodności i możliwości produkcyjnych. Dobrze dobrany dostawca to nie tylko gwarancja dostawy, ale też często partner w rozwoju firmy.

Negocjowanie warunków handlowych

Negocjacje cenowe, uzgadnianie terminów dostaw, ustalanie warunków płatności, poziomów serwisu, gwarancji czy kar umownych – to codzienność pracy w procurement. Celem nie jest jedynie wynegocjowanie najniższej ceny, lecz stworzenie trwałej relacji biznesowej opartej na wzajemnych korzyściach.

Zarządzanie kontraktami

Po zawarciu umów, dział procurementu monitoruje ich realizację – dba o to, by dostawcy przestrzegali warunków, dostarczali produkty w wymaganej jakości i terminie, a także rozlicza ewentualne niezgodności. Obejmuje to także aktualizację umów ramowych, aneksowanie oraz renegocjacje, jeśli zmienią się warunki rynkowe.

Monitorowanie realizacji dostaw i jakości

Nawet najlepiej wynegocjowany kontrakt nic nie znaczy bez skutecznej realizacji. Dlatego procurement monitoruje cały łańcuch dostaw – od momentu zamówienia aż po dostarczenie i odbiór. Współpracuje z działem jakości w celu kontroli towaru oraz z logistyką w zakresie planowania transportu i magazynowania i zarządzania zapasami.

Optymalizacja kosztów i procesów

Nowoczesny procurement nie działa reaktywnie, lecz proaktywnie. Regularnie analizuje dane zakupowe, identyfikuje obszary do oszczędności, upraszcza procesy (np. przez e-procurement), wdraża systemy zakupowe i raportuje KPI. Celem jest nie tylko oszczędność, ale też lepsza efektywność operacyjna.

Współpraca z innymi działami

Procurement nie działa w izolacji. Wręcz przeciwnie – jego skuteczność zależy od ścisłej współpracy z innymi jednostkami w firmie:

• Z działem finansów – ustalane są budżety zakupowe, harmonogramy płatności, kontrola kosztów i zgodność z polityką finansową.
• Z logistyką i magazynem – planuje się dostawy, ustala poziomy zapasów, a także reaguje na zakłócenia w łańcuchu dostaw.
• Z produkcją i działem technicznym – wybierane są materiały, komponenty, maszyny zgodne z wymaganiami technologicznymi i jakościowymi.
• Z działem prawnym – konsultowane są umowy i regulacje dotyczące zamówień.
• Z zespołami ESG / CSR – procurement może wspierać cele zrównoważonego rozwoju poprzez wybór dostawców spełniających standardy środowiskowe i społeczne.

Dzięki tej współpracy procurement staje się integralną częścią całej organizacji, wspierając jej rozwój strategiczny i operacyjny.

Rodzaje procurementu

W zależności od celu, charakteru i sposobu prowadzenia zakupów, wyróżnia się kilka podstawowych typów procurementu. Ich znajomość pozwala lepiej zrozumieć strukturę i specjalizacje działu zakupów w firmie.

Procurement bezpośredni vs. pośredni

• Bezpośredni obejmuje zakupy towarów i usług, które trafiają bezpośrednio do produktu końcowego lub są niezbędne w procesie produkcji (np. surowce, komponenty, opakowania).
• Pośredni dotyczy zaś wszystkiego, co wspiera działalność firmy, ale nie jest częścią produktu (np. wyposażenie biura, usługi IT, szkolenia, środki czystości).

Podział ten pozwala wyspecjalizować zespoły zakupowe i zastosować różne strategie zakupowe w zależności od celu.

Procurement strategiczny vs. operacyjny

• Strategiczny zajmuje się analizą potrzeb, wyborem kluczowych dostawców, negocjowaniem umów ramowych i budowaniem długofalowych relacji.
• Operacyjny to codzienne działania związane z realizacją zamówień, nadzorowaniem dostaw, reagowaniem na bieżące potrzeby.

W większych firmach funkcje te są rozdzielone między zespoły lub osoby – co pozwala na większą efektywność i specjalizację.

E-procurement – zakupy cyfrowe i automatyzacja

Współczesny procurement coraz częściej korzysta z narzędzi cyfrowych. E-procurement to wykorzystanie systemów IT do zarządzania całym procesem zakupowym – od zapotrzebowania, przez wybór dostawcy, aż po rozliczenie faktury. Automatyzacja pozwala na:

• redukcję błędów i czasu pracy,
• szybszą analizę danych,
• łatwiejsze porównywanie ofert,
• przejrzystość procesu zakupowego.

Popularne są także platformy zakupowe B2B, które pozwalają na prowadzenie aukcji, zbieranie ofert czy ocenę dostawców w czasie rzeczywistym.

Wyzwania we współczesnych działach procurement

Współczesny dział procurement funkcjonuje w dynamicznym i często nieprzewidywalnym środowisku. Rosnące oczekiwania biznesu, globalizacja, niestabilność łańcuchów dostaw oraz potrzeba automatyzacji sprawiają, że zakres odpowiedzialności procurementu stale się rozszerza. Poniżej przedstawiamy główne wyzwania, z jakimi mierzą się specjaliści ds. zakupów – a także kompetencje, które pomagają im skutecznie działać.

Główne wyzwania stojące przed działami procurement

• Zakłócenia w łańcuchach dostaw – konflikty geopolityczne, kryzysy zdrowotne, zmiany klimatu i wahania kursów walut sprawiają, że zapewnienie ciągłości dostaw stało się trudniejsze niż kiedykolwiek.
• Rosnące koszty surowców i transportu – inflacja oraz zmienność cen zmuszają firmy do częstych renegocjacji kontraktów i szukania alternatywnych źródeł zaopatrzenia.
• Zrównoważony rozwój i compliance – firmy coraz częściej muszą uwzględniać aspekty środowiskowe, społeczne i etyczne w procesie zakupowym, co wymaga znajomości norm ESG i umiejętności oceny dostawców pod tym kątem.
• Wysokie oczekiwania biznesu – procurement ma nie tylko kupować, ale aktywnie wspierać strategię firmy, przynosić innowacje i zwiększać jej konkurencyjność.
• Automatyzacja i cyfryzacja – wdrażanie narzędzi e-procurementowych, integracja systemów ERP, analiza danych zakupowych – to wszystko wymaga nowych umiejętności technicznych.
• Niedobór kompetencji na rynku pracy – popyt na doświadczonych specjalistów procurementu rośnie, a wiele firm musi inwestować w rozwój obecnych pracowników.

Kompetencje kluczowe dla nowoczesnego procurementu

Chcąc sprostać tym wyzwaniom, pracownicy działów procurement potrzebują znacznie szerszego zestawu umiejętności niż kiedyś. Kluczowe kompetencje to m.in.:

• Analityczne myślenie i praca z danymi – umiejętność analizowania kosztów, ocen dostawców, trendów rynkowych i KPI.
• Negocjacje i komunikacja – skuteczne prowadzenie rozmów handlowych, prezentowanie argumentów, budowanie partnerskich relacji.
• Zarządzanie ryzykiem – identyfikacja zagrożeń w łańcuchu dostaw i szybkie reagowanie na zmiany.
• Zrozumienie technologii – znajomość systemów zakupowych, platform sourcingowych, pracy w środowisku ERP.
• Wiedza z zakresu ESG i compliance – orientacja w przepisach, standardach środowiskowych i społecznych, odpowiedzialne podejście do wyboru dostawców.
• Współpraca interdyscyplinarna – umiejętność pracy z innymi działami: finansami, logistyką, produkcją, prawem czy IT.

Rozwój kompetencji i polecane szkolenia

W odpowiedzi na rosnące wymagania, wiele firm inwestuje w szkolenia i rozwój pracowników procurementu. Popularne formy to:

• Szkolenia specjalistyczne, np.:
  • Zakupy strategiczne i negocjacje
  • Zarządzanie kategoriami zakupowymi (Category Management)
  • Zarządzanie ryzykiem w zakupach
  • Zakupy zgodne z ESG i zrównoważonym rozwojem
  • Excel i Power BI dla działów zakupów
  • Obsługa systemów e-procurement i ERP (np. SAP, Oracle)
  • Certyfikaty CIPS, ISM, PMP (dla zaawansowanych)
• Warsztaty wewnętrzne, w których omawia się procesy zakupowe w kontekście konkretnej organizacji.
• Szkolenia miękkie, m.in. z zakresu komunikacji, negocjacji, rozwiązywania konfliktów czy zarządzania czasem i projektami.

Rozwijanie kompetencji to nie tylko sposób na podniesienie efektywności działu, ale także na zwiększenie atrakcyjności firmy jako pracodawcy i budowanie zespołu gotowego na przyszłe wyzwania.

Podsumowanie: rola procurementu w strategii firmy

Procurement przestał być jedynie działem operacyjnym odpowiedzialnym za realizację zamówień. Dziś odgrywa coraz ważniejszą rolę strategiczną – wpływa na rentowność, elastyczność operacyjną, innowacyjność i reputację firmy. W dynamicznie zmieniającym się otoczeniu gospodarczym, skuteczna polityka zakupowa może przesądzić o przewadze konkurencyjnej organizacji.

Dobrze zorganizowany dział procurement:

• obniża koszty przy zachowaniu jakości dostarczanych produktów i usług,
• buduje trwałe relacje z kluczowymi dostawcami, redukując ryzyko operacyjne,
• wspiera zrównoważony rozwój i przestrzeganie standardów etycznych,
• dostarcza danych niezbędnych do podejmowania trafnych decyzji zarządczych,
• integruje działania z innymi jednostkami w firmie, działając jak wewnętrzny partner biznesowy.

Aby procurement mógł efektywnie wspierać strategię firmy, potrzebuje zarówno nowoczesnych narzędzi technologicznych, jak i kompetentnych specjalistów. Inwestycja w rozwój tego obszaru to inwestycja w przyszłość całej organizacji.